Die Liste zieht um, der Nachweis muss mit: Newsletter-Abonnenten beim Shopify-Umstieg

Nehmen wir eine Kaffeerösterei, die seit 2019 mit Shopware 6 verkauft. Der Newsletter läuft über ein externes Tool, die Anmeldung über das Formular im Shop. Für den Umstieg auf Shopify exportiert die Agentur die Newsletter-Empfänger aus dem Shopware-Admin, 14.200 Zeilen, und importiert sie in die Klaviyo-Liste, an der die neue Willkommensserie hängt.

Noch am Importtag bekommen alle 14.200 Adressen eine Begrüßungsmail mit Rabattcode. Darunter sind 2.340 Menschen, die sich abgemeldet haben, 640 davon nur im Newsletter-Tool, und 2.380, die ihre Anmeldung nie bestätigt haben. Am Abend schreibt eine Kundin an den Service. Sie hat sich vor zwei Jahren abgemeldet und will wissen, woher die Rösterei ihre Adresse noch hat. Eine Woche später hat die erste Kampagne mehr Spam-Beschwerden als jede Kampagne aus dem alten Tool.

Nichts davon ist ein Fehler von Shopify oder Klaviyo. Der Export hat getan, wofür er gebaut ist: Er hat alle Zeilen der Tabelle geliefert. Nur ist die Tabelle keine Abonnentenliste. Und der Zeitpunkt, an dem jemand seine Anmeldung per Bestätigungsmail bestätigt hat, steht im Standardexport von Shopware 6 gar nicht drin.

Shopify hat am 6. Oktober einen Beitrag mit dem Titel Was ist Klaviyo? veröffentlicht. Er erklärt, wie die Plattform Kundendaten zu Profilen zusammenführt, Zielgruppen segmentiert und mit Flows automatisch Nachrichten auslöst, von der Willkommensserie bis zur Warenkorb-Erinnerung. Er nennt die Kosten – der kostenlose Einstieg reicht für 250 aktive Profile und 500 E-Mails im Monat – und vergleicht Klaviyo mit Shopify Messaging, Mailchimp und ActiveCampaign. Über die Integration, heißt es dort, gleichen Shopify und Klaviyo Kundenprofile, Bestellungen und auch E-Mail- und SMS-Einwilligungen ab.

Für einen Händler, der seit Jahren Newsletter verschickt, ist das letzte Stichwort das wichtigste. Shopify und Klaviyo können nur die Einwilligungen abgleichen, die sie kennen, und nicht jede Änderung wandert in beide Richtungen. Welche Einwilligungen sie am ersten Tag kennen, entscheidet der Import. Dieser Beitrag zeigt, welche Einträge Ihrer alten Liste als Abonnenten mitdürfen, wo der Nachweis für jede Einwilligung bleibt und wie der erste Versand aus dem neuen System gelingt.

Warum die Empfängertabelle keine Abonnentenliste ist

Ein Shop speichert in seiner Newsletter-Tabelle fast jeden, der einmal eine Adresse ins Formular getippt hat. Ob daraus eine Einwilligung wurde, steht in einer Statusspalte, und die heißt in jedem System anders. Manche Systeme kennen gar keine, dort entscheidet die Tabelle, in der eine Adresse steht.

Empfängertabelle

Fünf Systeme, fünf Arten, „abonniert“ zu speichern

Jede Tabelle kennt eigene Zustände, und nicht jeder davon ist eine Einwilligung. Wählen Sie Ihr System und sehen Sie, welche Zeilen als Abonnenten nach Shopify dürfen und was Sie für den Nachweis aus der Datenbank holen müssen.

System wählen

Shopware 6 Shopware 5 Magento 2 JTL-Shop 5 WooCommerce

Shopware 6

newsletter_recipient Sammelt nur Anmeldungen, versendet wird über ein externes Tool

• optIn Per Bestätigungsmail bestätigt, mit Zeitpunkt Abonniert
• direct Ohne Bestätigungsmail eingetragen. Ab Werk gilt das für eingeloggte Kunden Erst klären
• notSet Angemeldet, Bestätigung steht aus Nicht übernehmen
• optOut Abgemeldet, die Zeile bleibt erhalten Abgemeldet

Nachweis in der Datenbank

Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung. Keine IP-Adresse.

Darauf achten

Das Standardprofil für den Export liefert den Status, aber weder Anmelde- noch Bestätigungszeitpunkt. Für den Nachweis direkt aus der Datenbank exportieren. Abmeldungen über den Link im Newsletter liegen oft nur im externen Tool.

Shopware 5

s_campaigns_mailaddresses Eigener Newsletter-Manager

• double_optin_confirmed gesetzt Zeile mit Bestätigungszeitpunkt Abonniert
• double_optin_confirmed leer Zeile ohne Bestätigungszeitpunkt. Double-Opt-in ist ab Werk ausgeschaltet Erst klären
• s_core_optin Angemeldet, Bestätigung steht aus, eigene Tabelle Nicht übernehmen
• — Abgemeldet: Shopware löscht die Zeile, es bleibt keine Spur Nicht mehr da

Nachweis in der Datenbank

Anmeldedatum und Bestätigungszeitpunkt. Keine IP-Adresse.

Darauf achten

Weil Abmeldungen gelöscht werden, lässt sich aus dem Shop keine Sperrliste bauen. Das Feld „Newsletter“ am Kundenkonto kann veraltet sein. Einen Export bietet erst das Plugin SwagImportExport.

Magento 2

newsletter_subscriber Eigene Vorlagen und Versandwarteschlange

• 1 Subscribed Abonniert. Ob mit Bestätigung, verrät die Zeile nicht, die Bestätigung ist ab Werk aus Erst klären
• 2 Not Activated Bestätigung steht aus Nicht übernehmen
• 3 Unsubscribed Abgemeldet Abgemeldet
• 4 Unconfirmed Das Kundenkonto ist noch nicht bestätigt Nicht übernehmen

Nachweis in der Datenbank

Nur der Zeitpunkt der letzten Statusänderung, er wird jedes Mal überschrieben. Keine IP-Adresse.

Darauf achten

Der Export aus der Abonnentenübersicht im Admin lässt selbst diesen einen Zeitpunkt weg. Ob die Bestätigung je eingeschaltet war, steht in der Konfiguration und in ihrem Verlauf, nicht beim Empfänger.

JTL-Shop 5

tnewsletterempfaenger Eigener Newsletter-Versand

• nAktiv = 1 Aktiv. Double-Opt-in ist ab Werk für alle an, den Weg zeigt der Verlauf Abonniert
• nAktiv = 0 Angemeldet, Bestätigung steht aus Nicht übernehmen
• Sperrliste Abgemeldet: Zeile gelöscht, Adresse in der Sperrliste Abgemeldet
• cAktion = Daten-Import Per Import oder im Admin freigeschaltet, die IP ist dann die des Admins Erst klären

Nachweis in der Datenbank

Der vollständigste Verlauf der fünf: Anmeldung, Bestätigung und Abmeldung mit Zeitpunkt, dazu die IP-Adressen von Anmeldung und Bestätigung.

Darauf achten

Eine Exportfunktion für Empfänger gibt es im Admin nicht, also aus der Datenbank. Das Feld „Newsletter“ am Kundenkonto ist kein Nachweis, der Kundenimport setzt es ohne Empfängerzeile.

WooCommerce mit MailPoet

mailpoet_subscribers WooCommerce selbst kennt keinen Newsletter, MailPoet versendet

• subscribed + confirmedAt Abonniert und per Bestätigungsmail bestätigt Abonniert
• subscribed ohne confirmedAt Abonniert, aber ohne Bestätigung, etwa bei ausgeschaltetem Double-Opt-in oder Import Erst klären
• unconfirmed Bestätigung steht aus Nicht übernehmen
• unsubscribed Abgemeldet Abgemeldet
• bounced Unzustellbar Sperrliste
• inactive Abonniert, aber seit Langem ohne Reaktion Abonniert, spät anschreiben

Nachweis in der Datenbank

Bestätigungszeitpunkt, IP-Adressen von Anmeldung und Bestätigung, dazu die Herkunft wie Formular oder Checkout.

Darauf achten

Der Status gilt je Liste, ein Abonnent kann in einer Liste abgemeldet und in einer anderen abonniert sein. Mit anderen Plugins oder einem externen Tool liegt die Liste ganz außerhalb von WordPress.

Stand Oktober 2026, geprüft im Quellcode von Shopware 6 und 5.7, Magento 2.4, JTL-Shop 5 und MailPoet. Plugins, eigene Formulare und angepasste Exporte können weitere Felder oder Tabellen anlegen. Maßgeblich ist, was in Ihrer Datenbank steht.

Drei Dinge daraus sind für die Planung wichtig.

Nicht jede Zeile ist ein Abonnent. Angemeldet, aber nie bestätigt: Diese Einträge sehen im Export aus wie alle anderen. Shopware 6 nennt sie notSet, Magento 2 „Not Activated“, JTL-Shop führt sie mit nAktiv = 0. Wer nicht filtert, macht sie beim Import zu Abonnenten, und zwar zu solchen, die nie zugestimmt haben.

Der Standardexport lässt den Nachweis weg. Das Exportprofil von Shopware 6 liefert den Status, aber weder den Zeitpunkt der Anmeldung noch den der Bestätigung. Magento lässt im Export aus dem Admin sogar den einzigen Zeitstempel weg, den es überhaupt hat. Die Zeitpunkte holen Sie aus der Datenbank, solange der alte Shop noch läuft.

Die Liste liegt oft an zwei Orten. Shopware 6 verschickt selbst keine Newsletter. Die Anmeldung läuft über den Shop, der Versand über ein Tool wie CleverReach, Mailchimp oder Brevo. Wer sich über den Link im Newsletter abmeldet, ist im Tool abgemeldet, im Shop aber oft noch optIn. Beim Umstieg gilt deshalb: Eine Abmeldung an einem der beiden Orte schlägt jede frühere Anmeldung am anderen.

Was Shopify über eine Einwilligung weiß

Im alten System war der Nachweis eine Nebensache. Er lag in der Datenbank, und niemand musste ihn anfassen. Beim Umstieg muss er umziehen, und das neue System hat dafür weniger Platz als das alte.

Rechtlich ist die Lage für Werbe-E-Mails in Deutschland klar umrissen. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG verlangt eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, und nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO muss der Versender sie nachweisen können. Der Bundesgerichtshof hat 2011 entschieden (I ZR 164/09), dass der Werbende die Einwilligung jedes einzelnen Empfängers belegen und die Erklärung dafür vollständig dokumentieren muss. Eine per Double-Opt-in bestätigte Anmeldung belegt die Einwilligung für diese E-Mail-Adresse in aller Regel. Die Datenschutzkonferenz rät in ihrer Orientierungshilfe zur Direktwerbung, den Nachweis auch im Wortlaut der Einwilligung zu führen und ihn nach einem Widerruf noch rund drei Jahre vorzuhalten. Eine IP-Adresse allein genügt nicht.

Shopify speichert für jede E-Mail-Adresse eines Kunden drei Dinge: den Zustand, also abonniert, ausstehend, abgemeldet oder nie abonniert, die Opt-in-Stufe mit den Werten bestätigt, einfach oder unbekannt, und den Zeitpunkt der letzten Änderung. Ein Feld für IP-Adresse, Formular oder Einwilligungstext gibt es nicht.

Nachweis

Sieben Teile eines Nachweises, drei davon mit eigenem Feld bei Shopify

Ein Double-Opt-in belegt eine Einwilligung nur, wenn seine Teile zusammen erhalten bleiben. Shopify speichert für eine E-Mail-Adresse einen Zustand, eine Stufe und einen Zeitpunkt. Der Rest braucht einen Ort, den Sie selbst bestimmen.

Teil des Nachweises Shopify-Kundenkonto Klaviyo-Profil Archiv

Zustand abonniert, abgemeldet

Shopify Eigenes Feld Eigenes Feld, per CSV als yes oder no

Klaviyo Eigenes Feld Spalte „Email Marketing Consent“

Archiv Gehört hinein

Art der Anmeldung mit Bestätigungsmail oder ohne

Shopify Eigenes Feld CONFIRMED_OPT_IN, nur über die API setzbar

Klaviyo Selbst anlegen Als eigene Profileigenschaft

Archiv Gehört hinein

Zeitpunkt der Bestätigung 14.03.2022, 21:07 Uhr

Shopify Eigenes Feld Ein Zeitstempel, nur über die API, sonst das Importdatum

Klaviyo Eigenes Feld Spalte „Email Marketing Consent Timestamp“

Archiv Gehört hinein

Zeitpunkt der Anmeldung 14.03.2022, 20:58 Uhr

Shopify Selbst anlegen Nur als Metafeld

Klaviyo Selbst anlegen Als eigene Profileigenschaft

Archiv Gehört hinein

Herkunft Fußzeile, Checkout, Gewinnspiel

Shopify Selbst anlegen Nur als Metafeld

Klaviyo Selbst anlegen Als eigene Profileigenschaft

Archiv Gehört hinein

Wortlaut der Einwilligung Text neben dem Häkchen, Fassung von 2022

Shopify Kein Platz Kein Platz, höchstens eine Versionsnummer im Metafeld

Klaviyo Kein Platz Kein Platz, höchstens eine Versionsnummer

Archiv Gehört hinein

Daten des Bestätigungsklicks IP-Adresse, Code des Bestätigungslinks

Shopify Selbst anlegen Als Metafeld möglich, gehört aber vor allem ins Archiv

Klaviyo Selbst anlegen Als Profileigenschaft möglich, besser nur im Archiv

Archiv Gehört hinein

Stand Oktober 2026, nach der Admin API von Shopify und der Importhilfe von Klaviyo. „Archiv“ meint einen Export aus dem alten System samt der Formular- und Mailtexte, der nach einem Widerruf noch rund drei Jahre aufbewahrt wird. Welche Teile Sie im Einzelfall brauchen, lassen Sie im Zweifel rechtlich prüfen.

Daraus folgt eine unbequeme, aber einfache Regel: Der vollständige Nachweis bleibt außerhalb von Shopify. Ein Export der alten Tabelle samt Zeitpunkten, die Texte der Anmeldeformulare und der Bestätigungsmail in ihren jeweiligen Fassungen, dazu die Abmeldungen aus dem Newsletter-Tool. Das gehört in ein Archiv, auf das Sie im Streitfall zugreifen können, auch wenn der alte Shop längst abgeschaltet ist. Wie Sie ein solches Archiv anlegen, steht in Datensicherung beim Shopify-Umstieg.

In Shopify selbst sollten zumindest Stufe und Zeitpunkt stimmen. Hier liegt die zweite Falle: Die Kunden-CSV von Shopify kennt für den Newsletter nur die Spalte „Accepts Email Marketing“ mit yes oder no. Stufe und Datum lassen sich nur über die Admin API setzen. Welche Stufe und welches Datum Shopify bei einem CSV-Import einträgt, dokumentiert Shopify nicht. Das ursprüngliche Bestätigungsdatum kann es nicht sein, die Datei enthält es nicht. Wer die Daten mit einer Migrations-App oder einem Skript überträgt, prüft deshalb, ob beide Felder ankommen.

Eine neue Einwilligung brauchen Sie für den Umzug in aller Regel nicht. Sie bleiben der Verantwortliche, Shopify und Klaviyo verarbeiten die Adressen in Ihrem Auftrag. Sie brauchen dafür Verträge zur Auftragsverarbeitung und eine Datenschutzerklärung, die die neuen Dienstleister nennt, bei Anbietern in den USA auch eine Grundlage für die Übermittlung dorthin. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Welche Einträge Sie übernehmen, lassen Sie im Zweifel datenschutz- und wettbewerbsrechtlich prüfen.

Vier Stapel statt einer Liste

Mit Status und Nachweis im Blick wird aus dem Export eine Sortieraufgabe. Jede Zeile kommt auf genau einen von vier Stapeln: abonniert, abgemeldet, nicht übernehmen oder erst klären. Am Beispiel der Kaffeerösterei sieht das so aus:

Beispielrechnung

14.200 Einträge, 8.300 Abonnenten

Eine fiktive Kaffeerösterei mit Shopware 6 und einem externen Newsletter-Tool. Die Tabelle der Newsletter-Empfänger hat 14.200 Zeilen. Nach dem Abgleich mit dem Tool bleiben 58 Prozent als Abonnenten übrig, und 2.340 Adressen müssen ausdrücklich als abgemeldet mit.

• Abonniert
• Abgemeldet
• Erst klären
• Nicht übernehmen

1. 8.300 58 %

   Bestätigt, im Newsletter-Tool weiter aktiv optIn

   Als abonniert übernehmen, mit der Stufe „bestätigt“ und dem Datum der Bestätigung aus der alten Tabelle, nicht dem Importdatum.

   Abonniert SUBSCRIBED · CONFIRMED_OPT_IN
2. 640 5 %

   Bestätigt, aber im Newsletter-Tool abgemeldet optIn

   Die Abmeldung kam über den Link im Newsletter und ist nie im Shop angekommen. Sie gilt trotzdem: als abgemeldet übernehmen.

   Abgemeldet UNSUBSCRIBED
3. 1.180 8 %

   Direkt eingetragen, ohne Bestätigungsmail direct

   Meist Kundenkonten: Eingeloggte Kunden bekommen bei Shopware 6 ab Werk keine Bestätigungsmail. Herkunft klären. Ist die Einwilligung belegt, mit der Stufe „einfach“ übernehmen, sonst nicht als abonniert.

   Erst klären belegt: SINGLE_OPT_IN, sonst kein Abo
4. 2.380 17 %

   Angemeldet, nie bestätigt notSet

   Nicht übernehmen. Diese Menschen haben den Link in der Bestätigungsmail nie angeklickt, eine Einwilligung gibt es nicht.

   Nicht übernehmen kein Abo, NOT_SUBSCRIBED
5. 1.700 12 %

   Im Shop abgemeldet optOut

   Als abgemeldet übernehmen. Dann stehen sie auf der Sperrliste, und jeder spätere Import lässt sich gegen diese Liste prüfen.

   Abgemeldet UNSUBSCRIBED

21.400

Kundenkonten ohne Eintrag in der Tabelle. Sie haben gekauft, aber sich nie angemeldet. Sie kommen mit der Kundendatenübernahme nach Shopify, als nicht abonniert.

Fiktive Zahlen, Statuswerte aus Shopware 6. Magento, Shopware 5, JTL-Shop und MailPoet nennen die Zustände anders, die Stapel sind dieselben. Zielzustände nach der Admin API von Shopify.

Zwei Stapel verdienen einen zweiten Blick.

Die Abgemeldeten müssen mit. Das klingt widersinnig, ist aber der wichtigste Teil des Imports. Wer nicht als abgemeldet in Shopify und Klaviyo steht, fällt beim nächsten Import oder Abgleich nicht auf. Die Sperrliste ist die Liste, gegen die Sie jeden späteren Import prüfen. Sie schützt aber nur, solange niemand dieselbe Adresse mit Einwilligung neu importiert: Das hebt die Sperre in Klaviyo wieder auf. Bei Shopware 5 kommt aus dem Shop für diesen Stapel nichts, weil das System die Zeile bei einer Abmeldung löscht. Dann hilft nur, was außerhalb liegt. Und das Feld „Newsletter“ am Kundenkonto ist dort kein Ersatz: Shopware 5 pflegt es neben der Empfängertabelle, und es kann veraltet sein.

Gekauft heißt nicht abonniert. Die 21.400 Kundenkonten ohne Anmeldung sind keine Abonnenten. § 7 Abs. 3 UWG erlaubt Werbung an Bestandskunden ohne Einwilligung nur unter vier Bedingungen: Die Adresse stammt aus einem Kauf, beworben werden eigene ähnliche Waren, der Kunde hat nicht widersprochen, und er wurde schon bei der Erhebung und dann bei jeder Mail auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen. Ob der alte Checkout diesen Hinweis gab, lässt sich Jahre später selten belegen. Übernehmen Sie diese Kunden als nicht abonniert. Der Shopify-Checkout kann ihnen beim nächsten Kauf die Anmeldung anbieten.

Shopify oder Klaviyo: wer die Einwilligung führt

Mit Shopify allein ist die Frage schnell beantwortet. Shopify Messaging, früher Shopify Email, liest die Einwilligungen direkt am Kundenkonto. 10.000 E-Mails im Monat sind kostenlos, danach kostet jedes weitere Tausend zunächst einen US-Dollar. SMS verschickt Shopify Messaging in Deutschland nicht.

Mit Klaviyo gibt es zwei Systeme, die jeweils eine Einwilligung speichern, und die Integration gleicht sie nicht in beide Richtungen gleich ab. Die Klaviyo-Hilfe beschreibt vier Verhaltensweisen, die beim Umstieg zählen:

• Von Shopify zu Klaviyo landen Abonnenten in einer Liste, die Sie wählen. Wer sich in Shopify abmeldet, bleibt laut Klaviyo in Klaviyo abonniert.
• Von Klaviyo zu Shopify überträgt Klaviyo Änderungen am Abo-Status, aber nur solche nach dem Einschalten der Option. Den Bestand gleicht es nicht nach.
• Ein Import mit Einwilligung hebt bestehende Abmelde-Sperren in Klaviyo auf. Steht ein Abgemeldeter in der Abonnentendatei, ist er danach wieder Abonnent.
• Ein Import in eine Liste löst listengesteuerte Flows aus, also meist die Willkommensserie. Eine Bestätigungsmail verschickt Klaviyo für importierte Kontakte dagegen nicht.

Daraus folgen drei Festlegungen vor dem Import. Ein System führt die Einwilligung, und dort wird zuerst importiert. Die Abgemeldeten kommen in beide Systeme, weil keine Richtung des Abgleichs sie zuverlässig mitnimmt. Und die Abonnentendatei enthält nur Abonnenten und geht in eine eigene Liste, an der kein Flow hängt.

Stapel	In Shopify	In Klaviyo
Abonniert	Über die Admin API mit Stufe „bestätigt“ und dem Datum der Bestätigung	CSV mit der Spalte „Email Marketing Consent Timestamp“, in eine eigene Liste ohne Flow
Abgemeldet	Zustand „abgemeldet“ setzen, auch wenn der Kunde nie bestellt hat	Auf die Sperrliste importieren, nie in die Abonnentendatei
Nicht übernehmen	Kundenkonto ohne Abo, falls die Person Kunde ist	Nicht importieren
Erst klären	Bis zur Entscheidung ohne Abo, belegte Fälle mit der Stufe „einfach“	Nicht importieren, bis die Herkunft belegt ist

Nicht zu verwechseln sind diese Einwilligungen mit denen für Cookies und Tracking. Die holt der Shop am Go-live-Tag ohnehin neu ein, unabhängig vom Newsletter. Wie das abläuft, steht in Cookie-Banner beim Shopify-Umstieg.

Der erste Versand aus dem neuen System

Ist die Liste sauber, bleibt die Zustellung. Das alte Tool hatte über Jahre einen Ruf bei Gmail, GMX und Outlook aufgebaut, das neue fängt neu an. Gmail verlangt seit 2024 von Absendern, die mehr als 5.000 Mails am Tag an Gmail-Adressen schicken, SPF, DKIM und DMARC, eine Abmeldung mit einem Klick und eine Spam-Rate unter 0,3 Prozent. Seit November 2025 weist Gmail Mails ab, die diese Absenderrichtlinien verletzen. Eine Liste, die am ersten Tag komplett und ungefiltert angeschrieben wird, ist der schnellste Weg in den Spam-Ordner.

Ablauf

Vom letzten Versand im alten Tool bis zur ganzen Liste

Das neue Tool verschickt über andere Server, oft mit einer neuen Absenderdomain. Gmail, GMX und Co. beurteilen es zunächst danach, wie die ersten Empfänger reagieren. Deshalb beginnt der Versand mit den Kontakten, die Ihre Mails wirklich öffnen.

Altes Tool

CleverReach, Mailchimp

nur Abmeldungen

Absenderdomain

SPF, DKIM, DMARC

DNS

Liste

Export, Abgleich, Import

Probeimport Abmeldungen täglich

Neuer Versand

Klaviyo oder Shopify Messaging

30 Tage 60 Tage 90 Tage +

−21 −14 −7 Go-live +7 +14 +21 +28 +35 +42 1 2 3 4 5

Tage relativ zum Go-live, schematisch

1. 1

   Drei Wochen vorher

   Absender einrichten

   Im neuen Tool die eigene Absenderdomain hinterlegen und SPF, DKIM und DMARC eintragen. Shopify Messaging versendet auch ohne, schreibt den Absender dann aber auf eine Adresse bei shopifyemail.com um. Gmail verlangt ab 5.000 Mails am Tag an Gmail-Adressen DMARC und eine Abmeldung mit einem Klick.

2. 2

   Zwei Wochen vorher

   Letzte Kampagne, voller Export

   Die letzte Kampagne aus dem alten Tool verschicken. Dann die Empfängertabelle aus der Datenbank exportieren, samt Zeitpunkten, und aus dem Tool Abmeldungen, Bounces und Öffnungen. Alles ins Archiv. Aus den Öffnungen Segmente bilden: aktiv in den letzten 30, 60 und 90 Tagen. Den Import an einer Stichprobe proben.

3. 3

   Go-live-Tag

   Abgleichen, dann importieren

   Die Abmeldungen seit dem Export holen. Erst die Abgemeldeten auf die Sperrliste, dann die Abonnenten mit Bestätigungszeitpunkt, ohne die Abgemeldeten in derselben Datei. Den Bestand in eine eigene Liste ohne Flow: Bei Klaviyo startet ein Import in die Liste der Willkommensserie sonst für jeden Kontakt die Serie. Double-Opt-in für neue Anmeldungen einschalten.

4. 4

   Woche 1 bis 4

   Mit den Aktiven beginnen

   Die ersten Kampagnen gehen an Kontakte, die in den letzten 30 Tagen geöffnet oder geklickt haben, nach Klaviyos Empfehlung anfangs unter 10.000 Empfänger. Bleiben die Öffnungen gut, folgen ab Woche drei die 60 Tage. Die Willkommensserie läuft nur für neue Anmeldungen. Klaviyo rät, sie erst nach etwa zwei Wochen einzuschalten, außer sie lief schon im alten Tool gut. Wer im Formular einen Rabatt verspricht, lässt sie laufen.

5. 5

   Ab Woche 5

   Ausweiten, altes Tool schließen

   In Zwei-Wochen-Schritten auf 90 Tage und mehr ausweiten. Bis zur Kündigung des alten Tools seine Abmeldungen täglich holen: Die Abmeldelinks in den alten Newslettern führen dorthin, nicht zu Shopify oder Klaviyo.

Schematisch, nach Klaviyos Empfehlung für den Wechsel von einem anderen Anbieter. Fehlen Öffnungsdaten aus dem alten Tool, rät Klaviyo, mit 2.000 Mails am Tag zu beginnen und über rund 30 Tage zu steigern. Shopify empfiehlt für Shopify Messaging ebenfalls, mit den aktivsten Kontakten anzufangen.

Ein Punkt aus dem Ablauf wird fast immer übersehen: die Abmeldelinks in den Newslettern, die schon verschickt sind. Wer eine Kampagne von vor drei Wochen öffnet und sich abmelden will, landet beim alten Tool. Kündigen Sie es deshalb nicht am Go-live-Tag, und holen Sie seine Abmeldungen bis zur Kündigung täglich ab, mindestens vor jedem Versand. Gmail und Yahoo erwarten, dass eine Abmeldung binnen zwei Tagen wirkt. Hat der alte Shop selbst versendet, wie Shopware 5, Magento, JTL-Shop oder WooCommerce mit MailPoet, zeigt der Link auf eine Adresse Ihrer Domain, die nach dem Go-live auf Shopify ins Leere läuft. Leiten Sie diese Adressen auf eine Seite weiter, die erklärt, wie man sich abmeldet, mit einem Formular oder einer Adresse, deren Eingänge Ihr Team am selben Tag auf die Sperrliste setzt. Manche dieser Links bestehen nur aus Parametern an der Startseite. Prüfen Sie deshalb vor dem Go-live an einem alten Newsletter, ob der Link wirklich auf der neuen Seite ankommt. Wie Sie alte Pfade vollständig erfassen, steht in 301-Weiterleitungen bei der Shopify-Migration.

Ein Wort zum Termin: Das Aufwärmen dauert vier bis sechs Wochen, und in dieser Zeit erreichen Sie nur einen Teil der Liste. Wer kurz vor Black Friday umstellt, schreibt im wichtigsten Monat des Jahres an die Aktiven der letzten 60 Tage. Wie Sie den Go-live um den Handelskalender legen, steht in Go-live-Termin beim Shopify-Umstieg.

Checkliste

Newsletter beim Umstieg: zwölf Punkte

Die ersten sieben Punkte gehören in die Wochen vor dem Go-live, die nächsten drei an den Umstellungstag, die letzten zwei in die Wochen danach. Ihre Häkchen bleiben in diesem Browser gespeichert.

• Empfängertabelle direkt aus der Datenbank exportiert, mit Status, Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt
• Abmeldungen, Bounces und Öffnungsdaten aus dem Newsletter-Tool exportiert
• Texte von Anmeldeformularen und Bestätigungsmail in allen Fassungen gesichert und mit dem Export archiviert
• Jede Zeile einem Stapel zugeordnet: abonniert, abgemeldet, nicht übernehmen oder erst klären
• Abmeldungen aus Shop und Tool zusammengeführt, eine Abmeldung an einem Ort schlägt jede frühere Anmeldung am anderen
• Festgelegt, ob Shopify oder Klaviyo die Einwilligung führt, und geprüft, dass der Import Stufe und Bestätigungsdatum setzt
• Absenderdomain im neuen Tool mit SPF, DKIM und DMARC eingerichtet
• Abmeldungen seit dem Export nachgeholt und die Abgemeldeten in beiden Systemen gesperrt, vor dem Import der Abonnenten
• Bestand in eine eigene Liste ohne Flow importiert, nicht in die Liste der Willkommensserie
• Double-Opt-in für neue Anmeldungen eingeschaltet und alte Abmeldelinks an einem alten Newsletter auf die neue Abmeldeseite geprüft
• Erste Kampagnen nur an die Aktiven der letzten 30 Tage, dann schrittweise ausgeweitet
• Abmeldungen des alten Tools bis zu seiner Kündigung täglich übernommen

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Was für Ihre Ausgangslage sinnvoll ist

Ihre Situation	Empfehlung
Shopware 6 mit externem Newsletter-Tool	Status und Zeitpunkte aus der Datenbank, Abmeldungen aus dem Tool, beides abgleichen. Einträge mit direct klären, meist Kundenkonten ohne Bestätigungsmail
Shopware 5 mit eigenem Newsletter-Versand	Bestätigungszeitpunkte aus s_campaigns_mailaddresses übernehmen, offene Anmeldungen aus s_core_optin weglassen. Das Newsletter-Feld am Kundenkonto nicht als Einwilligung werten
Magento 2	Klären, ob „Need to Confirm“ von Anfang an aktiv war. Nur dann ist Status 1 ein bestätigter Abonnent, sonst wie eine einfache Anmeldung behandeln
JTL-Shop 5	Den Verlauf aus tnewsletterempfaengerhistory ins Archiv, er ist der beste Nachweis der fünf Systeme. Sperrliste übernehmen, Einträge aus Datenimporten prüfen
WooCommerce mit MailPoet	MailPoet speichert Bestätigungszeitpunkt und IP-Adressen. Abonnenten ohne Bestätigungszeitpunkt klären, Status je Liste beachten, inactive erst spät anschreiben
Liste liegt komplett in CleverReach, Mailchimp oder Brevo	Der Export aus dem Tool ist die Quelle, die Shop-Tabelle dient nur dem Abgleich. Nachweise und Abmeldungen exportieren, bevor das Konto gekündigt wird
Kleine Liste, nur gelegentliche Newsletter	Shopify Messaging reicht oft, 10.000 Mails im Monat sind frei. Abonnenten über die API mit Stufe und Datum anlegen statt per CSV

Was Sie aus diesem Artikel mitnehmen sollten

Shopify und Klaviyo machen den Newsletter nach dem Umstieg in vielem leichter: Anmeldeformulare, Double-Opt-in und Flows sind eingebaut, und die Einwilligung liegt direkt neben Bestellungen und Kundendaten. Am Go-live-Tag wissen beide Systeme aber nur, was der Import ihnen sagt.

Die Tabelle ist keine Liste. Unbestätigte Anmeldungen, Abmeldungen und Einträge ohne Nachweis stehen in derselben Tabelle wie Ihre Abonnenten. Erst das Sortieren macht aus dem Export eine Liste, die Sie anschreiben dürfen.

Der Nachweis zieht nicht von selbst um. Shopify speichert Zustand, Stufe und einen Zeitpunkt. Wann sich jemand angemeldet hat, mit welchem Text und über welches Formular, gehört in ein Archiv, das den alten Shop überdauert.

Die Abgemeldeten sind der wichtigste Teil des Imports. Wer nicht ausdrücklich als abgemeldet ankommt, kann später wieder Abonnent werden. Die Beschwerde, die daraus entsteht, kostet mehr als jede Stunde Sorgfalt beim Import.

Wenn Sie einen Umstieg planen und Ihr Newsletter ihn mit sauberer Liste und gutem Ruf überstehen soll: Lassen Sie uns sprechen. Wie wir Migrationen angehen, steht auf Shopsystem-Migration, was sie zum Festpreis kosten, auf Shopify-Migration zum Festpreis. Die systemspezifischen Fälle finden Sie auf Shopware zu Shopify, Magento zu Shopify, WooCommerce zu Shopify und JTL-Shop zu Shopify.