KI-Agenten & Assistenten

KI-Agenten und Assistenten mit klaren Regeln

Im Service, in der Katalogpflege und im Backoffice wird jeden Tag kopiert, nachgeschlagen und abgetippt. Wir bauen Agenten und interne Werkzeuge, die diese Arbeit vorbereiten und erledigen, mit einem Verantwortlichen, festen Rollen und freigegebenen Datenquellen. Was Geld bewegt oder rechtlich heikel ist, gibt ein Mensch frei.

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Verantwortliche und Rollen Nur freigegebene Datenquellen Freigabe durch Menschen

Erster Einsatz: 3–5 Wochen
Bereiche: Service & Katalog
Freigabe: durch Menschen

Ausgangslage

Wie aus einem hilfreichen Tool Schatten-IT wird.

Jemand im Team baut an einem Nachmittag etwas, das funktioniert. Drei Monate später hängt ein Prozess daran, und niemand weiß, wer es pflegt, welche Daten es sieht und was passiert, wenn es ausfällt.

Kein Verantwortlicher

Das Werkzeug gehört niemandem. Fällt es aus oder antwortet es falsch, ist keine Person zuständig, und für Änderungen gibt es keinen geprüften Weg.

Kundendaten in privaten Konten

Bestellungen und E-Mails werden in private Chat-Konten kopiert. Wohin die Daten gehen und wie lange sie dort liegen, hat niemand entschieden.

Antworten ohne Quelle

Der Assistent formuliert eine Rückgaberegel oder Lieferzeit, die nirgends steht. Der Kunde verlässt sich darauf, das Team erfährt es bei der Beschwerde.

Handlungen ohne Freigabe

Erstattungen, Preisänderungen oder Stornos laufen automatisch durch, weil es technisch möglich war. Den Fehler bemerkt die Buchhaltung.

Leistungsumfang

Was wir bauen und absichern.

Wir starten mit einem Engpass, nicht mit einer Plattform: ein Werkzeug, ein Team, ein messbarer Vorgang. Solche Systeme betreiben wir auch selbst. Replywerk ist unser eigener KI-Kundenservice für Onlinehändler.

Leistung anfragen

Antwortvorschläge im Service

Entwürfe auf Basis von Bestellung, Sendungsstatus und Ihren freigegebenen Richtlinien. Das Team prüft und sendet. Einfache Fälle können nach einer Testphase automatisch laufen.

Freigabeabläufe

Erstattungen, Kulanz, Rabatte und Stornos werden vorbereitet und mit Begründung vorgelegt. Die Entscheidung trifft die zuständige Person.

Katalogpflege

Attribute ergänzen, Dubletten finden, Texte vorschlagen, Pflichtangaben prüfen. Änderungen landen als Vorschlag, nicht direkt im Shop.

Backoffice-Assistenz

Lieferantenmails einordnen, Retourengründe auswerten, wiederkehrende Auswertungen erstellen. Überall dort, wo heute zwischen Fenstern kopiert wird.

Rollen und Datenquellen

Jedes Werkzeug bekommt einen Verantwortlichen, ein Rechtemodell und eine Liste der Quellen, auf die es zugreifen darf. Alles andere ist gesperrt.

Protokoll und Qualitätskontrolle

Jede Antwort und jede Aktion ist nachvollziehbar: welche Quelle, welche Regel, wer freigegeben hat. Stichproben zeigen, ob die Qualität hält.

Vorgehen

Von einem Engpass zum Werkzeug im Alltag.

Phase 01

Engpass auswählen

Wo geht die meiste Zeit verloren, und wie oft tritt der Vorgang auf? Wir wählen einen Ablauf mit genug Volumen und einem klaren Ergebnis.

1 Woche
Phase 02

Regeln und Quellen festlegen

Welche Daten darf das Werkzeug lesen, was darf es vorschlagen, was ausführen? Dazu Verantwortlicher, Rollen und Freigabestufen.

1–2 Wochen
Phase 03

Bauen und mitlaufen lassen

Das Werkzeug arbeitet zunächst nur als Vorschlag neben dem Team. Abweichungen zwischen Vorschlag und tatsächlicher Entscheidung zeigen, wo nachgeschärft wird.

3–5 Wochen
Phase 04

Schrittweise freigeben

Vorgänge, bei denen Vorschlag und Entscheidung verlässlich übereinstimmen, dürfen automatisch laufen. Der Rest bleibt bei der Freigabe.

laufend

Ergebnisse

Woran wir den Nutzen messen.

Gemessen wird im Prozess, nicht am Werkzeug: Bearbeitungszeit je Vorgang vor und nach der Einführung, Anteil der Vorschläge, die das Team unverändert übernimmt, und Fehler, die in Stichproben auffallen. Zahlen dazu nennen wir erst, wenn sie aus Ihrem Betrieb stammen.

Verantwortlicher je Werkzeug

3–5 Wo.

bis zum ersten Einsatz im Team

100 %

der Aktionen protokolliert

wöchentlich

Stichprobe in der Einführungsphase

Womit wir arbeiten.

Shopify Admin API
Shopify Flow
Helpdesk-Systeme
E-Mail-Postfächer
Sprachmodelle von OpenAI, Anthropic und Google
Rollen & Single Sign-on
ERP-Schnittstellen
Replywerk

FAQ

Häufige Fragen zu KI-Agenten & Assistenten.

Sie haben eine Frage, die hier nicht beantwortet wird?

Direkt sprechen

Was unterscheidet einen Agenten von einem Chatbot?

Ein Chatbot antwortet. Ein Agent führt mehrere Schritte aus: nachschlagen, prüfen, vorbereiten, in ein System schreiben. Deshalb braucht er engere Regeln, vor allem dafür, was er ohne Freigabe tun darf.

Ersetzt das Mitarbeitende?

Das Ziel ist, dass Ihr Team weniger kopiert und mehr entscheidet. Die Werkzeuge übernehmen Vorarbeit und Routine. Entscheidungen mit Haftung, Kulanz und heikle Fälle bleiben bei Menschen.

Dürfen Kundendaten dafür verwendet werden?

Ja, unter Bedingungen: Es braucht eine Rechtsgrundlage und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und die Eingaben dürfen nicht ins Modelltraining fließen. Wir beschränken den Zugriff auf das, was der Vorgang braucht. Die abschließende Bewertung trifft Ihr Datenschutzbeauftragter.

Müssen Kunden erkennen, dass eine KI antwortet?

Wenn Kunden direkt mit einem KI-System schreiben, sollte das erkennbar sein. Die europäische KI-Verordnung sieht dafür Transparenzpflichten vor. Wie Sie das im Einzelfall umsetzen, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Die Kennzeichnung bauen wir technisch ein.

Was ist Replywerk?

Replywerk ist unser eigenes Produkt: ein KI-Kundenservice für Onlinehändler. Wir entwickeln und betreiben es selbst. Die Erfahrung daraus fließt in Kundenprojekte ein.

Womit fangen wir an?

Mit dem Vorgang, der am häufigsten vorkommt und am klarsten geregelt ist. Oft sind das Statusanfragen im Service oder die Pflege von Produktattributen. Ein enger Start zeigt nach wenigen Wochen, ob sich der Ausbau lohnt.

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