Wer schreibt jetzt die Rechnung? Buchhaltung beim Shopify-Umstieg
Im alten Shop hat der Shop die Rechnung geschrieben, die Gutschrift und oft auch den DATEV-Export. Shopify liefert die Bestellung und die Auszahlung, aber keine Rechnung. Der Beitrag zeigt, wo jeder Beleg heute entsteht, welche drei Wege es bei Shopify gibt, wie der Nummernkreis den Stichtag übersteht, was in einer Auszahlung steckt und ab wann Ihr Shop E-Rechnungen schreiben muss.
Ein Händler für Fahrradteile, bisher Magento 2, rund 2.800 Bestellungen im Monat, etwa ein Zehntel davon von Werkstätten und Vereinen. Magento hat bei jeder Kartenzahlung eine Rechnung angelegt, bei jeder Retoure eine Gutschrift, und eine Erweiterung hat am Monatsende den Buchungsstapel für die Steuerkanzlei geschrieben. Niemand im Haus hat das je als eigene Aufgabe gesehen. Es war einfach da.
Anfang November geht der neue Shop auf Shopify live. Sechs Wochen später ruft die Steuerkanzlei an. Für November liegen 2.900 Bestellungen und die Auszahlungen von Shopify Payments und PayPal vor, aber keine einzige Rechnung. Eine Werkstatt hat zweimal nach der Rechnung für ihre Bremsbeläge gefragt und nur die Bestellbestätigung bekommen. Und für eine Retoure aus dem Oktober hat der Kundenservice im neuen Shop eine Gutschrift gesucht, die es dort nicht geben kann.
Nichts davon ist ein Fehler in Shopify. Shopify erzeugt die Bestellung und die Zahlung. Die Rechnung schreibt dort ein anderes System, und das muss jemand bestimmen.
Shopify hat am 12. Oktober einen Vergleich von sieben QuickBooks-Alternativen veröffentlicht: Lexware Office, sevdesk, Xero, Zoho Books, FastBill, WISO MeinBüro und Odoo. Für Unternehmen in Deutschland, so der Beitrag, zählen DATEV, E-Rechnung, Umsatzsteuer und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei. Für einen Onlineshop kommt hinzu, wie gut die Buchhaltung mit Shop, Zahlungsanbietern und Kanälen zusammenspielt. Die Wechselschritte am Ende passen auf jeden Umstieg: Anforderungen klären, Integrationen auflisten, mit der Kanzlei sprechen, Daten sichern, mit echten Bestellungen testen, die ersten Monate kontrollieren.
Wer von Shopware, Magento oder WooCommerce kommt, muss eine Frage früher beantworten als die nach dem Programm: Welches System schreibt künftig die Rechnung? Dieser Beitrag zeigt, welcher Beleg heute wo entsteht, welche drei Wege es bei Shopify gibt, wie der Nummernkreis den Stichtag übersteht, warum auf dem Konto nur noch Summen ankommen und ab wann Ihr Shop E-Rechnungen schreiben muss. Wie Sie die Belege aus dem alten System archivieren, steht in Datensicherung beim Shopify-Umstieg.
Was im alten Shop nebenbei entstanden ist
In den meisten selbst betriebenen Shops ist die Rechnung ein Nebenprodukt der Bestellung. Shopware 6 erzeugt Rechnung, Lieferschein, Gutschrift und Stornorechnung mit eigenen Nummernkreisen, auf Wunsch automatisch über den Flow Builder. Magento legt die Rechnung in der Regel beim Erfassen der Zahlung an und die Gutschrift mit der Erstattung. Bei WooCommerce erledigt das ein Plugin, und bei JTL schreibt ohnehin die Warenwirtschaft alle Belege. Shopify bringt davon ab Werk nur den Packzettel mit.
Belege
Wer im alten System welchen Beleg schreibt
Fünf Belege, die Ihre Buchhaltung heute aus dem Shop oder der Warenwirtschaft bekommt, und wo sie entstehen. Die letzte Spalte zeigt, was Shopify davon ohne App mitbringt.
- im Kern
- Erweiterung
- Warenwirtschaft
- fehlt
Stand Oktober 2026, jeweils der Standard ohne Zusatzmodule. In vielen Shopware- und Magento-Projekten erledigt ein Plugin oder eine Warenwirtschaft einen Teil davon schon heute. Dann gehört dieser Teil in die Spalte „Warenwirtschaft“ und zieht beim Umstieg mit.
Drei Dinge daraus gehören in jede Migrationsplanung.
Die Bestellbestätigung ist keine Rechnung. Shopify verschickt nach dem Kauf eine Bestätigung, und die Vorlage lässt sich bearbeiten. Eine Rechnung braucht aber die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, darunter Steuer- oder USt-Identifikationsnummer, Leistungsdatum und eine einmalig vergebene Rechnungsnummer. Und sie braucht einen festen Stand. Eine Shopify-Bestellung lässt sich nach dem Kauf noch bearbeiten, teilweise erstatten oder stornieren. Die kostenlose App Order Printer druckt Rechnungen aus HTML- und Liquid-Vorlagen. Einen Nummernkreis, einen festgeschriebenen Stand und eine Gutschrift zur Erstattung bringt sie nicht mit.
Eine Erstattung ist keine Gutschrift. Wenn Sie in Shopify eine Retoure erstatten, geht das Geld zurück an den Kunden. Einen Beleg, der die ursprüngliche Rechnung korrigiert, erzeugt das nicht. Den muss dasselbe System schreiben, das die Rechnung geschrieben hat.
Was die Warenwirtschaft heute macht, kann sie weiter machen. Wenn bei Ihnen schon jetzt JTL-Wawi, Xentral oder ein ERP die Rechnungen schreibt, ändert der Umstieg daran wenig. Die Bestellungen kommen künftig aus Shopify statt aus dem alten Shop, der Nummernkreis läuft weiter. Wichtig ist dann nur, dass Shopify nicht zusätzlich eine eigene Rechnung verschickt.
Drei Wege zur Rechnung bei Shopify
Für alle anderen gibt es drei Wege. Sie unterscheiden sich weniger in den Funktionen als in einer Frage: In welchem System liegt die Bestellung ohnehin, und wer arbeitet täglich darin?
Drei Wege
Wo die Rechnung bei Shopify entstehen kann
Shopify liefert die Bestellung, die Rechnung schreibt ein anderes System. Welches das ist, entscheidet über Nummernkreis, Gutschriften und den Weg zur Steuerkanzlei. Wählen Sie genau einen Weg pro Bestellung.
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Rechnungs-App im Shop
Die App erzeugt aus jeder bezahlten oder versendeten Bestellung eine Rechnung.
- Nummer
- eigener Nummernkreis der App
- Gutschrift
- aus der Erstattung in Shopify, je nach App
- E-Rechnung
- bei einem Teil der Apps, vorher prüfen
- Zur Kanzlei
- PDF-Ablage oder Weitergabe an ein Buchhaltungsprogramm
Passt, wenn Kein ERP, die Rechnung soll mit der Versandmail beim Kunden sein.
Achten Sie auf Die App ist eine Abhängigkeit mehr. Klären Sie, wie Sie an alle PDFs kommen, wenn Sie sie wieder kündigen.
-
Buchhaltungsprogramm mit Shopify-Anbindung
Die Bestellung wandert in das Buchhaltungsprogramm, die Rechnung entsteht dort.
- Nummer
- Nummernkreis des Buchhaltungsprogramms
- Gutschrift
- aus der Erstattung, je nach Anbindung
- E-Rechnung
- im Programm, etwa Lexware Office oder sevdesk
- Zur Kanzlei
- direkt aus dem Programm, oft mit DATEV-Export
Passt, wenn Kleines Team ohne Warenwirtschaft, die Kanzlei arbeitet ohnehin mit dem Programm.
Achten Sie auf Bei vielen Bestellungen am Tag prüfen, ob die Anbindung Sammelbuchungen kann oder jede Bestellung einzeln anlegt.
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Warenwirtschaft oder ERP
Shopify gibt die Bestellung ans ERP weiter, das ERP schreibt wie bisher alle Belege.
- Nummer
- Nummernkreis im ERP, er kann einfach weiterlaufen
- Gutschrift
- im ERP aus der Retoure
- E-Rechnung
- im ERP, sofern Version und Edition es können
- Zur Kanzlei
- über die bestehende DATEV-Schnittstelle
Passt, wenn Es gibt ein ERP wie JTL-Wawi, Xentral oder Business Central, dazu Firmenkunden oder mehrere Kanäle.
Achten Sie auf Erstattungen in Shopify müssen im ERP ankommen. Und Shopify darf keine zweite Rechnung verschicken.
Die genannten Programme sind Beispiele, keine Empfehlung. Was eine Anbindung kann, unterscheidet sich je Anbieter und Tarif. Testen Sie sie mit echten Bestellungen, Erstattungen und Teilretouren, bevor Sie sich festlegen.
Bei der Wahl helfen drei Fragen.
Wohin fließt jede Bestellung schon heute? Wenn ein ERP jede Bestellung bekommt, gehört die Rechnung dorthin. Zwei Systeme, die beide Rechnungen schreiben können, sind die häufigste Ursache für doppelte Belege. Wie Shop und Warenwirtschaft zusammenarbeiten, steht auf Systemintegration und für JTL auf JTL-Wawi und Shopify.
Womit arbeitet Ihre Steuerkanzlei? Laut dem Shopify-Beitrag gibt es für Lexware Office und sevdesk Anbindungen, die aus Bestellungen Rechnungen und Gutschriften erzeugen und Zahlungen übernehmen, bei Lexware Office auch die Gebühren von Shopify Payments. Wenn die Kanzlei ohnehin mit einem dieser Programme arbeitet, ist das oft der kürzeste Weg.
Wann soll der Kunde die Rechnung haben? Firmenkunden wollen sie mit der Ware oder spätestens mit der Versandmail. Eine Rechnungs-App im Shop schafft das am einfachsten. Ein Buchhaltungsprogramm, das Bestellungen einmal am Tag abholt, verschickt die Rechnung entsprechend später.
Egal, welcher Weg: Pro Bestellung schreibt genau ein System die Rechnung. Wenn Sie B2B und Endkunden trennen wollen, etwa B2B über das ERP und Endkunden über eine App, dann mit eigenen, klar erkennbaren Nummernkreisen.
Der Nummernkreis am Stichtag
Mit dem Rechnungssystem wechselt meist auch der Nummernkreis. Das ist unkritischer, als viele glauben. § 14 Abs. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird. Lückenlos muss die Folge nach Abschnitt 14.5 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses nicht sein. Und mehrere Nummernkreise sind ausdrücklich erlaubt, solange jede Rechnung eindeutig ihrem Kreis zugeordnet werden kann. Ein neues Präfix für den neuen Shop reicht also.
Stichtag
Zwei Nummernkreise, ein Go-live
Sechs Wochen rund um den Umstieg, gesehen durch die Rechnungsnummern. Das alte System ist mit dem Go-live nicht fertig: Retouren aus den letzten Tagen davor brauchen noch Wochen später eine Gutschrift.
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Altsystem Rechnungen
Letzte Rechnung am Vorabend: RE-2026-18977. Der Kreis endet hier, er wird nicht weiter vergeben.
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Altsystem Gutschriften zu Altbestellungen
Retoure einer Bestellung vom Vortag des Go-live: Gutschrift GS-2026-02214 mit Bezug auf RE-2026-18940, Erstattung über den alten Zahlungsanbieter.
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Shopify Testbestellungen
Keine Rechnung im Live-Kreis. Entweder ist die Rechnungserstellung noch aus, oder sie läuft mit Präfix TEST.
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Shopify Rechnungen und Gutschriften
Erste Rechnung am Go-live: SH-2026-00001. Eigenes Präfix, damit jede Nummer ihrem Kreis zugeordnet werden kann.
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Jede Nummer nur einmal
Eindeutig über beide Systeme hinweg. Ein eigenes Präfix für den neuen Kreis reicht dafür, die Zählung darf neu beginnen.
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Jeder Kreis erkennbar
Ein Prüfer muss jeder Rechnung ansehen, aus welchem Kreis sie stammt. Präfix, erste Nummer und Stichtag gehören in Ihre Verfahrensdokumentation.
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Keine Lücke ohne Grund
Lückenlos verlangt das Gesetz nicht. Jede Lücke wirft in der Prüfung aber Fragen auf. Stornieren Sie Fehlrechnungen, statt sie zu löschen.
Beispielnummern. Die Regeln folgen § 14 Abs. 4 UStG und Abschnitt 14.5 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Wie lange Gutschriften im Altsystem nötig sind, hängt von Ihrer Rückgabefrist ab, bei 14 Tagen Widerruf ab Erhalt der Ware meist vier bis sechs Wochen.
Aufwendiger als die Nummern sind die Wochen nach dem Go-live. Wer am Vortag bestellt, kann noch Wochen später zurückschicken. Die Gutschrift muss sich auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Und das Geld geht über den Zahlungsanbieter zurück, über den die Bestellung bezahlt wurde. Für eine Bestellung, die im alten Shop bezahlt wurde, kann Shopify kein Geld zurückzahlen, auch wenn sie importiert wurde. Für diese Zeit braucht es deshalb eine klare Regel:
- Das alte System bleibt für Gutschriften erreichbar, bis die Rückgabefrist der letzten Altbestellung abgelaufen ist. Bei 14 Tagen Widerruf ab Erhalt der Ware sind das meist vier bis sechs Wochen, bei 30 Tagen freiwilliger Rückgabe entsprechend mehr.
- Die Konten bei den alten Zahlungsanbietern bleiben offen, mindestens bis dahin. Rückbuchungen von Kartenzahlungen können noch Monate später kommen.
- Der Kundenservice weiß, wo er sucht. Bestellnummern aus dem alten Shop sehen anders aus als die neuen. Eine kurze Notiz mit beiden Formaten und dem Stichtag spart Rückfragen.
Ein Wort zu Testbestellungen: In vielen Projekten laufen in den Wochen vor dem Go-live Dutzende davon. Wenn die Rechnungs-App dabei schon aktiv ist, entstehen echte Nummern für Rechnungen, die es nie hätte geben dürfen. Schalten Sie die Rechnungserstellung erst zum Go-live scharf oder lassen Sie sie bis dahin mit eigenem Testpräfix laufen. Und stornieren Sie Fehlrechnungen, statt sie zu löschen.
Die Auszahlung kommt als eine Summe
Im alten Shop sah die Kanzlei bei Vorkasse jede Zahlung einzeln auf dem Konto, bei PayPal oder Kreditkarte eine Sammelüberweisung des Anbieters. Mit Shopify Payments kommt fast alles als Sammelüberweisung. Laut Shopify-Changelog vom Mai 2026 ist der Auszahlungsbetrag die Summe der Zahlungen minus Erstattungen, Rückbuchungen und Gebühren.
Beispielrechnung
Was hinter einer einzigen Auszahlung steckt
Auf dem Konto kommt eine Summe an. Ihre Buchhaltung braucht dagegen jeden Vorgang einzeln, mit dem passenden Beleg. Ein Beispiel für eine Auszahlung über Shopify Payments.
Erlösseite
Rechnungen und Gutschriften, Umsatz je Steuersatz und Land
Kommt aus dem System, das die Rechnungen schreibt
Zahlungsseite
Auszahlungen, Gebühren und Rückbuchungen je Zahlungsanbieter
Kommt aus dem Auszahlungsbericht, einer Export-App oder dem DATEV-Datenservice
Beide Seiten treffen sich auf dem Verrechnungskonto des Zahlungsanbieters. Was dort am Monatsende stehen bleibt, ist noch unterwegs oder ein Fehler.
Beispielwerte. Shopify berechnet den Auszahlungsbetrag aus Zahlungen minus Erstattungen, Rückbuchungen und Gebühren, einbehaltene Reserven zeigt es gesondert. PayPal, Klarna und andere Anbieter außerhalb von Shopify Payments zahlen über ihr eigenes Konto aus, mit eigener Aufstellung.
Für die Buchhaltung heißt das zweierlei.
Ein Verrechnungskonto je Zahlungsanbieter. Shopify Payments, PayPal und Klarna, wenn es außerhalb von Shopify Payments läuft, zahlen getrennt aus. Jede Auszahlung braucht ihre Aufschlüsselung. Shopify zeigt sie je Auszahlung im Admin und im Aktivitätsbericht für einen frei wählbaren Zeitraum. Ihre Kanzlei bucht die Zahlungen der Kunden auf ein Verrechnungskonto des Anbieters und die Auszahlung, die Gebühren und die Erstattungen von dort aus. Was dort am Monatsende stehen bleibt, ist noch unterwegs oder ein Fehler.
Erlöse und Zahlungen kommen aus verschiedenen Quellen. Seit dem 7. April 2026 bietet DATEV einen Datenservice für Zahlungsdienstleister an, der Zahlungsdaten unter anderem von Shopify, PayPal, Klarna und Stripe übernimmt. Er ordnet die Zahlungen den passenden Rechnungsbuchungen oder offenen Posten zu. Die Rechnungen selbst muss also ein anderes System liefern. Ähnlich ist es bei den DATEV-Export-Apps im Shopify App Store: Manche zerlegen nur die Auszahlungen, andere schreiben auch die Erlöse aus den Bestellungen. Legen Sie mit Ihrer Kanzlei fest, welches Werkzeug welche Seite liefert. Zwei Werkzeuge, die beide Erlöse buchen, erzeugen doppelte Umsätze.
Am Monatsende lohnt ein einfacher Abgleich. Rechnungen minus Gutschriften müssen dem Umsatz im Shopify-Bericht entsprechen. Auszahlungen plus Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen müssen die Zahlungen ergeben, bis auf das, was am Monatsende noch unterwegs ist. In den ersten drei Monaten nach dem Go-live sollten Sie das jeden Monat prüfen, danach genügen Stichproben.
E-Rechnung: Was der Termin 2027 mit dem Umstieg zu tun hat
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab 2028. Das gilt für Rechnungen an Firmenkunden in Deutschland, nicht für Rechnungen an Privatkunden und nicht für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Für einen Shop, der in diesen Monaten auf Shopify umzieht, fällt die Wahl des Rechnungstools also genau vor diesen Termin.
Check
Ab wann Ihr Shop E-Rechnungen schreiben muss
Drei Angaben genügen für eine erste Einordnung. Sie ersetzt keine Steuerberatung, zeigt aber, ob das Rechnungstool im neuen Shop die E-Rechnung ab dem ersten Tag braucht.
Ab 1. Januar 2027 Pflicht.
Gezählt wird der Gesamtumsatz des Unternehmens, nicht nur der mit Firmenkunden. Rechnungen an Firmenkunden in Deutschland über 250 € müssen dann als XRechnung oder ZUGFeRD raus. Das Rechnungstool im neuen Shop muss das am ersten Tag können.
Rechtsstand Oktober 2026. Verbände fordern, die Pflicht für 2027 um ein Jahr zu verschieben, beschlossen ist das nicht. „PDF erlaubt“ heißt: Papier oder PDF sind noch zulässig, andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Kunden. Gültige E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Drei Punkte aus Projekten mit Firmenkunden:
Der Shop muss wissen, wer Firmenkunde ist. Ein Firmenname im Adressfeld reicht dafür nicht. Entweder legen Sie Firmenkunden als B2B-Kunden mit Firma und Standort an, oder die Rechnungslösung erkennt sie an einem eigenen Feld, etwa der USt-IdNr. Seit Februar 2026 kann Shopify diese Nummer im Checkout abfragen, prüfen und am Kunden speichern, wenn Sie Shopify Tax nutzen. Gedacht ist das für die Steuerbefreiung bei Lieferungen an Firmen im EU-Ausland. Ob Ihre Rechnungslösung das Feld auch nutzt, um Firmenkunden im Inland zu erkennen, prüfen Sie vorher.
Die Schwelle zählt den ganzen Umsatz. Liegt der Gesamtumsatz Ihres Unternehmens 2026 über 800.000 €, gilt die Pflicht ab Januar 2027, auch wenn nur ein kleiner Teil davon mit Firmenkunden entsteht.
Der Go-live-Termin entscheidet mit. Ein Umstieg im Herbst 2026 mit einer Rechnungslösung ohne E-Rechnung bedeutet für viele Händler einen zweiten Umbau im Januar. Wählen Sie das Werkzeug deshalb gleich mit E-Rechnung. Wann sich ein Go-live rund um den Jahreswechsel lohnt, steht in Go-live-Termin beim Shopify-Umstieg.
Checkliste
Rechnungen beim Umstieg: zwölf Punkte
Die ersten sechs Punkte gehören in die Planung, die nächsten vier an den Go-live, die letzten zwei in die ersten Monate danach. Ihre Häkchen bleiben in diesem Browser gespeichert.
0 von 12 erledigt
Was für Ihre Ausgangslage sinnvoll ist
| Ihre Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Ein ERP wie JTL-Wawi oder Xentral schreibt die Rechnungen | Rechnungen dort lassen, Shopify per Connector anbinden. Prüfen, dass Erstattungen aus Shopify im ERP ankommen und Shopify keine eigene Rechnung schickt |
| Shopware oder Magento schreibt die Rechnungen selbst | Einen der drei Wege bewusst wählen, neuen Nummernkreis mit eigenem Präfix starten, Altsystem für Gutschriften erreichbar lassen |
| WooCommerce mit Rechnungs-Plugin | Prüfen, ob der Anbieter des Plugins auch eine Shopify-App hat. Sonst wie bei Shopware und Magento |
| Kleines Team, Kanzlei arbeitet mit einem Cloud-Programm | Die Shopify-Anbindung dieses Programms testen, mit Erstattungen und Teilretouren |
| Viele Firmenkunden, Gesamtumsatz über 800.000 € | Nur eine Rechnungslösung mit XRechnung oder ZUGFeRD wählen, Firmenkunden als B2B-Kunden anlegen, ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen |
| Nur Privatkunden | Eine Rechnungs-App reicht. Wichtig sind Nummernkreis, Gutschrift zur Erstattung und ein Export, den die Kanzlei lesen kann |
| Mehrere Zahlungsanbieter | Für jeden Anbieter ein Verrechnungskonto, die Zahlungsseite über DATEV-Datenservice oder eine Export-App, monatlich gegen die Rechnungen abgleichen |
Was Sie aus diesem Artikel mitnehmen sollten
Der Vergleich der Buchhaltungsprogramme ist der zweite Schritt. Beim Umstieg auf Shopify kommt vorher eine Frage, die im alten Shop nie jemand stellen musste, weil die Antwort eingebaut war.
Shopify liefert Bestellung und Zahlung, nicht die Rechnung. Welches System Rechnungen und Gutschriften schreibt, entscheiden Sie: eine App im Shop, Ihr Buchhaltungsprogramm oder die Warenwirtschaft. Pro Bestellung genau eines.
Der neue Nummernkreis ist kein Problem, der Übergang schon. Ein eigenes Präfix erfüllt die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes. Aufmerksamkeit brauchen die Wochen danach, in denen Altbestellungen zurückkommen und das alte System noch Gutschriften schreiben muss.
Erlöse und Zahlungen sind zwei Ströme. Auf dem Konto kommt eine Summe an. Ihre Kanzlei braucht die Rechnungen aus dem einen System und die Aufschlüsselung der Auszahlungen aus dem anderen. Legen Sie fest, wer welche Seite liefert, und gleichen Sie in den ersten Monaten jeden Monat ab.
Wenn Sie einen Umstieg planen und Ihre Buchhaltung ihn ohne Lücke überstehen soll: Lassen Sie uns sprechen. Wie wir Migrationen angehen, steht auf Shopsystem-Migration, was sie zum Festpreis kosten, auf Shopify-Migration zum Festpreis. Die systemspezifischen Fälle finden Sie auf Shopware zu Shopify, Magento zu Shopify, WooCommerce zu Shopify und JTL-Shop zu Shopify.
